Aurelien- Posted on
Si vous utilisez Google Docs, vous avez peut-être déjà manipulé les chips, ces puces permettant d’ajouter facilement des dates, des personnes, ou encore des liens vers Google Drive.
AppSheet vient s’intégrer aujourd’hui à Google Docs en permettant l’ajout de chips associés à des applis, et permettant d’interagir avec celles-ci sans quitter la rédaction. Petit tour d’horizon de cette fonctionnalité !
Les Chips : présentation
Les chips, ce sont ces éléments qui sont proposés lorsque, dans la rédaction d’un document, on en vient à saisir le caractère de l’arobase “@”.
Si vous ne connaissez pas, c’est l’occasion de tester : c’est redoutable. Non seulement nous pouvons utiliser des chips “intelligents”, mais en plus nous pouvons créer des éléments prédéfinis comme une trame de notes de réunion, d’email, ou encore de suivi de rédaction. En termes de productivité, c’est un gain de temps certain.
Les chips intelligents ont la particularité, eux, de permettre des liens avec d’autres éléments de Google Workspace. Si par exemple vous ajoutez un chip “Tâche”, le calendrier de la personne concernée recevra une nouvelle tâche. Si ensuite la personne concernée la clôt dans son calendrier, ça se verra dans le Google Docs.
J’en profite, au cas où : on dit UN chip pour un chip intelligent, et UNE chips pour une chips qui se mange. Oui, comme la grammaire française aime les complications, on met un S alors que c’est singulier. Ne me remerciez pas, c’est cadeau.
AppSheet et les Chips
En parlant de chip intelligent : de la même manière, on peut introduire des interactions entre Google AppSheet et Google Docs.
Comme on peut le voir sur l’image précédente, on peut afficher une vue d’AppSheet à l’intérieur d’un Google Docs sans ouvrir l’application. Mieux encore, on peut utiliser les boutons proposés comme le bouton “Details”, pour naviguer au sein de l’application : et encore une fois, sans ouvrir l’application elle-même !
Lors de cette navigation, nous voyons que d’autres boutons sont accessibles : il s’agit tout simplement des boutons correspondant à ceux qui sont paramétrés dans l’application. Les possibilités sont infinies !
En pratique : AppSheet for Google Docs
Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez installer l’extension AppSheet for Google Docs sur votre navigateur Google Chrome. Des manipulations du côté de la console administrateur peuvent être requises.
Autorisation administrateur
Vous pouvez rencontrer un message lors de l’installation, vous informant que cette opération doit être autorisée par votre administrateur. Le plus simple est de gérer cela depuis la console, en autorisant cette extension au niveau du domaine ou des unités organisationnelles pertinentes.
L’administrateur peut choisir de simplement l’autoriser, ou de l’installer carrément au niveau nécessaire.
Insérer un chip AppSheet
Cette opération se déroule en trois étapes :
- ouvrir l’application sur la vue à insérer dans le chip et copier l’URL concerné
- coller dans Google Docs l’URL copiée, puis cliquer sur la suggestion ou appuyer sur Tab sur votre clavier
- profiter du chip
Les vues compatibles
Dans l’exemple précédent, nous avons utilisé une vue de type Deck.
Nous pouvons également utiliser une vue de type Détail, et dans ce cas c’est l’enregistrement choisi lors de la copie d’URL qui sera présenté.
Nous voyons au passage que le nom du chip s’adapte à l’information proposée à l’utilisateur, et c’est le label de l’enregistrement qui est affiché.
Ces deux types de vue, Deck et Détail, sont les seuls compatibles avec Google Docs. Si vous tentez d’insérer un autre type de vue, le chip vous proposera d’ouvrir l’application directement.
En tous les cas, c’est largement suffisant pour un usage hors application !
En pratique : générer une appli depuis Docs
Ce cas, moins trivial, reste néanmoins intéressant. Il s’agit cette fois de générer une application à partir d’un modèle de document.
En pratique, imaginons que nous souhaitons pouvoir relevé des passages sur un poste de garde. On pourrait imaginer que le modèle de rapport porterait cette structure :
Nous allons ensuite naviguer dans le menu Extensions, puis lancer celle-ci. Une webapp apparaît sur le côté de la fenêtre, proposant de préparer l’analyse du document, puis de générer l’application associée.
En cliquant sur le deuxième bouton, nous sommes redirigés vers une application comportant une structure de données adéquate et un robot prêt à envoyer des notifications sur la base du modèle fourni.
En toute transparence, le résultat n’était pas tout à fait opérationnel : j’ai du procéder à trois clics supplémentaires pour que ce soit possible.
Le résultat est en tout ca bluffant, et surtout inattendu ! Il y a assurément des opportunités à creuser de ce côté-là, et des perfectionnements à apporter sur les modèles.
En conclusion
C’est une extension redoutable, comme toujours avec AppSheet !
Très clairement, c’est aujourd’hui la partie intégration dans Google Docs qui est la plus intéressante. En termes de cas d’usage, on peut imaginer un document centralisant des accès à différentes applications. Un collaborateur pourrait alors avoir à la fois un aperçu de différents statuts, mais aussi interagir sur plusieurs processus sans quitter son document.
L’équipe AppSheet a procédé ces derniers temps à une intégration toujours plus forte de l’outil au sein de Google Workspace : hâte de découvrir la suite !
Et vous, qu’en pensez-vous ?
Si vous avez des questions, un besoin d’accompagnement ou de formation, contactez-nous !
