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Au fil des missions, nous sommes amenés à accompagner ou proposer des applications spécifiques à des cœurs de métiers. Parmi celles-ci, on trouve le QHSE (Qualité, Hygiène, Sécurité, Environnement).
Une des missions essentielles à ces entités est la prévention des risques.
Comment AppSheet répond à cette demande ?
Le besoin
Pour être conforme au référentiel en vigueur, le QHSE doit entre autres :
- mener des actions de sensibilisation auprès des acteurs de terrain
- répertorier les presqu’accidents ou situations à risque
- mettre en place des actions correctives ou préventives
- suivre les actions menées
- et tracer tout cela !
Beaucoup de sujets donc, avec des fichiers Excel ou Sheets, des formules de type IMPORTRANGE() ou QUERY(), ou autres FILTER() pour les plus techniques – pour les autres, du stress et des copier-coller. Et on ne parle même pas de la masse de fichiers impliqués !
Autant dire que d’un point de vue de l’entité QHSE, c’est une grande partie du temps qui n’est plus passée à la réalisation de sa mission. Rien que sur l’année passée, nous avons été sollicités par trois sociétés avec des besoins similaires.
Exemple d’application pour le domaine du QHSE (en 25 minutes)
La force d’AppSheet réside en ce qu’il suffit de définir les données que nous souhaitons récolter, pour créer immédiatement une application basée sur celles-ci. En bref : on crée des tableaux avec les bonnes en-têtes (par exemple : date, personne, sujet), et AppSheet se charge du reste.
Note : Les durées indiquées dans chaque partie sont approximatives, la constitution des jeux de données a été la plus chronophage.
La sensibilisation des acteurs de terrain – 5 minutes
Pour ceci, il s’agit d’avoir un catalogue d’utilisateurs et une catalogue de sujets de sensibilisation avec la signature des participants
Répertorier les évènements – 10 minutes
Il s’agit ici d’un catalogue de situation ou évènements, comportant une photo, une description, le nom d’un témoin. L’intérêt ici, c’est que deux affichages différents des mêmes données permettent de visualiser à la fois une liste et un graphique de synthèse.
Nous voyons sur cet exemple que sur la gauche on a le détail des évènements, avec leur description, leur date et leur statut ; tandis qu’à droite nous avons un graphique. Cette vue permet d’un coup d’œil de connaître et communiquer sur l’état des évènements répertoriés.
De même, la fonction de partage des informations est possible ici ; la traçabilité est immédiatement disponible en cliquant sur un des items à gauche, qui ouvrira automatiquement un détail.
Aller plus loin : les notifications – 10 minutes
Vous pouvez vouloir notifier les responsables QHSE selon leurs attributions de secteur.
Ce peut être sous forme de notification Push mobile, SMS ou encore un email. Supposons cette dernière option pour l’exemple : chaque fois qu’un évènement est créé, vous souhaitez notifier une adresse générique du type qhse@exemple.com.
AppSheet vous propose un outil pour automatiquement générer un tel email. Vous pouvez même générer un template sur Google Docs ou Microsoft Word pour le mettre un peu en forme, c’est ce que nous avons fait ici.
Encore plus radical – utiliser un template (1 minute)
AppSheet a construit un template précisément autour de ce cas d’usage, que vous pouvez copier et réutiliser ici.
Ce template permet de créer des rapports d’incident et de notifier automatiquement par mail au responsable de site, lors de la création d’un incident. A tester absolument !
Les services de Google AppSheet pour les QHSE (et les autres)
Pour les sociétés travaillant sous Google Workplace (comme pour les autres d’ailleurs), vous pouvez créer sur-mesure un outil permettant de répondre à tous les points cités plus haut et même davantage.
La réalisation prendra peut-être quelques jours en y consacrant quelques heures de temps en temps, et 2 jours si vous vous y consacrez à temps plein avec un accompagnement.
Une seule source d’information pour tous
Toutes les parties prenantes accèdent à une base de données unique (qui peut être un classeur Sheets ou Excel dans un premier temps !).
- Les droits d’accès ou de modification sont précisés via un simple onglet (ou table) dans ce classeur, par exemple en fonction de l’entité ou du niveau hiérarchique
- Des vues dans l’applications sont affichés en fonction du profil des utilisateurs
C’est donc la fin de la multiplication des fichiers !
La sécurité des données est garantie
Côté données : Google AppSheet est une plateforme “pass-through” (prononcer comme ça 😉), ce qui signifie en pratique qu’AppSheet ne va pas stocker les données mais les faire passer. En effet, la plateforme va lire le classeur avec les permissions du propriétaire de l’application, va appliquer un filtre aux données en fonction de l’utilisateur final concerné, et envoyer seulement les informations nécessaires.
Côté Accès : d’un point de vue de l’entreprise, si le plan choisi le permet il est possible d’empêcher le partage de l’application à des utilisateurs hors domaine.
L’accès à l’application est déterminé par le fournisseur d’authentification de l’utilisateur. En bref, si mon domaine est hébergé par Google, c’est celui-ci qui sera interrogé pour m’autoriser ou non à accéder à l’application. Si une double-authentification existe, celle-ci est mise à contribution de la même manière.
Sur ce volet, il est utile de noter que Google AppSheet est conforme aux normes de sécurité et aux référentiels RGPD. Pour en savoir davantage, c’est ici que ça se passe.
Enfin, last but not least, AppSheet utilise les technologies de cryptage modernes pour assurer que les données ne sont pas stockées en clair sur les appareils.
L’appli est scalable
Pour les non-initiés au franglais, dire qu’une appli est scalable signifie qu’on peut la mettre à l’échelle. Et pour les non-initiés de cette expression, “mettre à l’échelle” signifie qu’on peut partager l’appli à une population qui dépasse le cercle des 10 collègues habituels (rien à voir avec l’échelle de chez tonton, donc).
L’usage de la fonctionnalité appelée “Security Filter”, littéralement le Filtre de Sécurité, permet de limiter les données envoyées et donc de siloter les informations affichées dans l’application. De la même manière, on peut partitionner les données en fonction d’une tranche d’utilisateurs, ce qui ajoute une couche de sécurité et scalabilité supplémentaire. On peut donc opérer une double-scalabilité.
Conclusion
Vous l’avez sans doute compris, AppSheet est un outil parfait pour la création d’une appli sur-mesure et en un rien de temps. Plus particulièrement, s’agissant de collecte de données terrain, de traitement post-évènement, de génération de rapports ou de notification, le caractère tout-en-un de cette plateforme est imbattable.
Il y a bien d’autres choses à faire mais nous n’aurons jamais assez d’un seul article pour décrire tout ce qu’il est possible de réaliser (une notification par mail avec une vue embarquée de l’appli dedans, ça vous botte ?).
Nous avons abordé l’angle d’un cas d’usage hyper-concret ici, peut-être en avez-vous d’autres.
Si vous avez des questions, un besoin d’accompagnement ou de formation, c’est ici que ça se passe !
