Aurelien- Posted on
AppSheet vient d’intégrer une nouvelle source de données en version Beta : Google Forms. Quel usage en tirer ? Explorons les possibilités ensemble !
Présentation de Google Forms
Pour ceux qui le découvrent, Forms est l’outil de questionnaire ou d’enquête de l’éditeur Google. Cet outil existe chez la plupart des éditeurs bureautique et présente différents avantages. Du côté de Google, il offre la possibilité de créer un formulaire de manière intuitive, en utilisant des options et des jeux de glisser-déposer, des possibilités de faire des pages (rubriques), etc. Vous en avez certainement déjà vu ! Chez Google, des modèles vous sont également proposés pour vous faire gagner du temps.
Une fois le formulaire terminé, vous obtenez un lien que vous pouvez partager à vos sondés. L’interface propose ensuite de consulter les résultats, individuellement ou de manière agrégée.
Maintenant que nous avons présenté Forms : du côté d’AppSheet, comment ça se passe ?
AppSheet sans l’intégration de Forms
Sans parler de l’intégration de Google Forms, il est toujours possible d’exploiter les soumissions de formulaires. En effet, lorsque vous utilisez un Forms, vous avez la possibilité de générer un document Google Sheets avec les résultats les soumissions : c’est ce document-là qui est utilisé en table de données pour AppSheet. Chez Codergo, c’est d’ailleurs ce que nous utilisons lors des audits QUALIOPI (Certification de la qualité de la formation) pour centraliser les résultats de toutes les enquêtes.
Ce qu’il faut retenir avec cette méthode c’est que nous sommes ici dans une logique de consultation des données : la dynamique importe peu.
Imaginons maintenant que nous souhaitons proposer un formulaire à grande échelle, et ne pas avoir à partager l’application à cette même échelle : c’est ici que l’intégration devient intéressante.
AppSheet avec l’intégration de Google Forms
Prenons un cas simple inspiré de la galerie de modèles de Forms : la demande de congés.
Nous imaginons sans peine que la soumission d’une nouvelle demande nécessite d’être traitée dès que possible. Dans ce cas, nous allons utiliser l’intégration pour automatiser l’envoi d’une notification au service RH.
La création du Forms
Dans la galerie déjà mentionnée, nous allons utiliser le modèle en cliquant dessus, puis nous allons le nommer pour l’identifier : “Demo Demande de congé”.
Dans ce formulaire, plusieurs informations sont demandées, telles que le nom, la date et le type de congé notamment. Ceci fait, créons une appli utilisant ce Forms !
La connexion avec AppSheet
Vous en avez l’habitude maintenant : vous pouvez créer une appli à partir d’une source de données, ou utiliser une appli déjà existante pour y ajouter cette nouvelle source. Dans le cadre de cet article, c’est cette deuxième option que nous privilégions.
Comme pour Sheets, vous pouvez utiliser le moteur de recherche de fichiers, ou simplement naviguer pour aller chercher votre document. Et à l’issue de cette sélection, la table de données a parfaitement été intégrée dans l’appli, et les typages de colonnes sont cohérents. Simple comme bonjour !
Exploitation de cette intégration Forms/AppSheet
Selon le scénario proposé, procédons à l’envoi d’une notification mail ! Pour cela, rien de plus simple : on va jouer dans le panneau des robots ! Comme chaque fois, un pop-up propose des suggestions. Si vous avez déjà fait des essais, vous avez constaté qu’AppSheet s’adapte aux mots-clés que vous utilisez pour vous proposer des robots prêts à l’emploi. Voici ce que ça peut donner !
Une fois fait, il faut comme toujours enregistrer les modifications apportées à l’application. Il n’y a plus qu’à tester !
Ça a fonctionné impeccablement ! Nous avons réussi une mission simple : la soumission d’une demande de congé notifie le service RH avec un mail 😎
Conclusion
L’intégration Google Forms offre donc de nouvelles opportunités, en prenant en compte l’aspect dynamique de la soumission mais aussi en faisant sauter le verrou du licencing d’AppSheet.
Spontanément, je vois un superbe moyen d’ouvrir de traiter des formulaires publics en branchant des automatisations sans passer par des outils tiers tels que Zapier ou Make. De plus, pour les sociétés nécessitant de faire de la collecte de données à grande échelle, il sera désormais possible de proposer ces formulaires gratuitement à l’externe, tout en exploitant le résultat des soumissions avec AppSheet. L’imagination est la seule limite !
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