AppSheet vient de déployer en Beta l’intégration de Gmail dans la liste des déclencheurs de robots. Qu’est-ce donc ? Qu’est-ce que cela implique ? On vous explique tout !
Les intégrations disponibles aujourd’hui
Actuellement, les déclencheurs sont au nombre de 5 :
- App: les changements de données liées à une action utilisateur.
- Il s’agit par exemple des ajouts, suppressions et mises à jour, avec ou sans condition(s).
- Scheduled: les déclencheurs programmés dans le temps.
- On y trouve par exemple chaque heure, chaque jour, chaque semaine, ou encore le 3eme vendredi du mois.
- AppSheet database: les changements de données constatées sur une base AppSheet Database.
- Il peut s’agir d’une interface réalisée sur AppSheet Database par un administrateur, qui déclenchera une action côté AppSheet Apps.
- Chat App: une requête exécutée depuis l’interface Google Chat.
- Ce peut être par exemple une requête souhaitée par un utilisateur, voulant recevoir par mail un rapport complet de stock.
- Google Forms: un évènement lié à la soumission d’un formulaire, nous vous en parlions ici.
- Ce peut être la transcription de certaines informations du formulaire sur une base CRM, ou la notification d’une nouvelle réponse.
Et enfin, nous ajoutons à celles-ci le déclencheur Gmail Event, ce qui en fera 6 désormais !
Présentation du déclencheur Gmail
Ce déclencheur est un peu particulier : il s’agit de suivre les évènements de la boîte Gmail connectée à l’application. Sur le principe :
- On définit si on veut suivre l’attribution ou la désaffectation de libellé(s)
- Puis on exécute notre processus. Parmi les étapes du type « Data action », on peut récupérer des champs propres à l’intégration Gmail
Il faut avoir en tête que du fait que ce sont des libellés qui sont suivis, donc on peut gérer les automatisations en utilisant en particulier ceux inhérents à toute boîte Gmail : brouillon, non-lu, suivi, boîte de réception, etc. Et bien sûr, tous les libellés personnalisés sont utilisables également !
En pratique : créer un robot utilisant Gmail
Etape 1 : créer une table pour récupérer les valeurs du mail reçu
En explorant les possibilités de l’intégration, on voit que plusieurs champs sont disponibles. Dans le cadre de cet article, nous allons simplement récupérer le titre, le corps de mail, et son expéditeur.
Après re-génération de la structure de table dans l’éditeur, notre app est prête pour la partie automatisation.
Etape 2 : Création du bot – l’évènement Gmail
Lors de la configuration de l’évènement, nous précisons:
- la source de l’évènement
- le compte Gmail à utiliser
- le libellé (label) à surveiller
- le type d’évènement associé à ce libellé : ajout ou suppression
Etape 3: Création du bot – créer un enregistrement
Dans notre exemple, nous récupérons quelques informations du mail reçu.
Etape 4 : Test
Nous allons maintenant émettre un mail à destination de cette adresse pour voir comment le bot va se comporter.
Pour cela, j’envoie donc un mail depuis mon adresse de contact vers mon adresse de formation.
Et je constate qu’il est correctement récupéré par l’application !
Les champs récupérables
Faisons un bref tour d’horizon des informations récupérables par AppSheet. Au passage, notons qu’AppSheet utilise les requêtes API rendues disponibles par le service Gmail API, leurs limites sont donc celles de ce service.
Parmi les champs, nous avons :
- Message ID: clé de l’évènement de message Gmail Event Email
- Thread ID: clé du message Gmail
- Dans le cas où on utilise le label Draft, celui-ci diffère du Message ID, car il fera toujours référence au même message que nous voyons. Un nouvel enregistrement avec un nouveau Message ID se créera au fil de chaque enregistrement de brouillon de mail.
- Internal Date: Date du message reçu côté Gmail
- Date: Date du message envoyé côté expéditeur
- Subject: Objet de mail
- From: expéditeur
- Labels: Libellés attachés au mail (UNREAD, INBOX, mais aussi par exemple Newsletter si vous avez un filtre qui affecte ce libellé aux mails entrants)
- Body: le corps de mail
- ReplyTo: l’adresse de réponse au mail reçu
- ToAddresses: la liste des destinataires
- CCAddresses: la liste des destinataires en copie de ce mail
- Related Gmail Event Attachments: pour l’instant rien n’en ressort.
Les limites
Plusieurs limites sont connues, rapportées sur la Communauté à ce jour
- Pièces jointes
- La disponibilité de cette fonctionnalité est annoncée pour plus tard dans l’année
- Délégation de messagerie
- L’automatisation est déclenchée par les évènements de la boîte principale, mais pas les boîtes de messagerie déléguées. S’il y a un besoin, il sera alors plus pertinent de mettre en place une stratégie de filtres Gmail sur cette autre messagerie, pour éventuellement transférer avec un libellé approprié
- Contenu des emails
- AppSheet ne lit pas le contenu des emails au même titre que pour les Google Forms, les Google Sheets, ou les Google Calendar. Il faut stocker ce contenu dans une table dédiée lorsque cela arrive, et il n’est pas possible d’accéder au contenu d’un mail antérieur.
Les perspectives
L’imagination est la seule limite, comme on dit 🙂
Les scénarios qu’on peut imaginer sont déjà:
- Notifier des utilisateurs lorsqu’une messagerie administrative affecte le libellé « A traiter »
- Notifier lors de la réception d’un mail identifié par le libellé « Ticket Support ». De même, notifier lorsque ce mail reçoit le libellé « Pris en charge » ou « Traité »
- Intégrer de nouveaux contacts à un outil CRM
- Récupérer puis stocker la pièce jointe d’un mail identifié comme de la facturation récurrente, en utilisant un script
- Utiliser la tâche à venir « AI Task » pour extraire le contenu du mail pour créer un résumé et identifier qui serait la meilleure personne à notifier pour la suite
- Notifier lors de la réception d’une commande, en extrayant le numéro de commande et les items associés grâce à cette fonctionnalité « AI Task »
Conclusion
Après une période d’adaptation de la plateforme à l’écosystème Google et Google Workspace, puis la bousculade déclenchée par la vague de l’IA, Google AppSheet est clairement en train de se concentrer à intégrer toujours plus de service à Google Workspace.
L’intégration est encore en Beta à ce stade, ce qui veut dire que ce n’est pas parfait, et qu’il ne faut pas l’utiliser sur des applications en production dès maintenant. Cependant les équipes d’AppSheet travaillent activement à améliorer cette fonctionnalité !
En tous les cas, cette nouvelle fonctionnalité est prometteuse à plus d’un titre !
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