Dans la grande série des innovations AppSheet, il est maintenant possible de mettre en place des automatisations basées sur AppSheet Database. Quel est son intérêt, et comment est-ce que ça fonctionne ? 

Rappel de ce qu’est AppSheet database

AppSheet database est la solution de base de données visuelles de la solution Google AppSheet.

AppSheet Database
AppSheet Database

Elle est en concurrence directe avec des solutions comme Airtable par exemple.

Entre autres intérêts, elle propose : 

  • des affichages de type Grille, Kanban, Calendrier, Chronologie, Carte géographique et File d’attente
  • des métadonnées permettant de tracer les modifications réalisées : auteur de la modification, horodatage, valeur précédente
  • des types de colonne identiques à ceux proposés sur AppSheet Apps

Et tout ça, sans surcoût pour les utilisateurs de Google Workspace, puisqu’elle fait partie de la plupart des offres !

Aperçu de la vue Grille d'une table AppSheet Database
Aperçu de la vue Grille d’une table AppSheet Database

Pour en savoir plus : voir ce lien.

Rappel de ce qu’est un robot sur Google AppSheet

Un robot, ou automate, est un composant de l’interface d’édition AppSheet permettant de créer des associations entre des déclencheurs et des processus à exécuter.

Les Bots, un module d'AppSheet Apps
Les Bots, un module d’AppSheet Apps

Pour illustrer, il peut s’agir de générer des rapports lorsqu’un workflow d’approbation arrive à son terme, ou encore d’envoyer une notification push de rappel à des utilisateurs.

En termes de déclencheur, il est aujourd’hui possible d’utiliser : 

  • une périodicité : chaque jour, chaque semaine, ou encore le dernier lundi de chaque mois
  • un changement de valeur :  un statut qui passe à approuvé, une tâche ajoutée, ou encore un inventaire modifié

Et du côté des processus, il est possible de : 

  • envoyer des notifications push ou mails, générer des documents, faire des batches d’actions
  • appeler une fonction Apps Script et éventuellement récupérer son résultat
  • lancer une notification sur Google Chat
  • dessiner un vrai workflow avec des branches pour matérialiser les conditions
Le schéma de décomposition d'un bot, avec un évènement et un processus
Le schéma de décomposition d’un bot, avec un évènement et un processus

Cerise sur le gâteau : les robots sont modulaires ! Ce qui veut dire qu’on peut réutiliser des composants d’un robot à l’autre (certains appellent ça l’optimisation ou réutilisation de code…mais c’est du no-code !)

En pratique, comment automatiser cette base ?

Passons donc aux choses pratiques : l’automatisation de cette base !

Focus sur les déclencheurs

J’ai évoqué un peu plus tôt les déclencheurs, en me cantonnant volontairement aux déclencheurs originaux. 

Il est également possible d’avoir des déclencheurs provenant d’autres services Google. En particulier, nous avons : 

  • Chat : il est possible d’installer un service de conversation qui appellera un processus sur AppSheet. Cette option est déployée.
  • Forms : une soumission peut entraîner un processus, j’en parle dans cet article. Cette option est en cours de déploiement.

et enfin….

  • Database ! En cours de déploiement actuellement, et disponible à 100% des plans utilisateurs en plan gratuit alors que j’écris ces lignes.
Les sources possibles d'évènement pour un bot
Les sources possibles d’évènement pour un bot

Ajouter une AppSheet Database à son App

L’interface AppSheet Apps est celle qui portera l’automatisation. Pour rappel, une appli peut être multi-source : c’est votre cas particulier qui déterminera si vous souhaitez en faire une appli à part ou pas.

Il faut donc en premier lieu ajouter la table que vous souhaitez automatiser. Si vous n’en avez pas, AppSheet vous proposera d’en créer une.

Ajouter une source de données AppSheet Database
Ajouter une source de données AppSheet Database

Créer un robot, et…choisir le déclencheur Database

L’étape suivante, naturellement, consiste à préciser le déclencheur de l’évènement.

Préciser l'origine de l'évènement : AppSheet Database
Préciser l’origine de l’évènement : AppSheet Database

Par la suite, on précise les conditions du déclenchement : s’agit-il d’une mise à jour, si oui, concernant quelle colonne, et pour quelle condition de mise à jour ?

Préciser les conditions de cet évènement
Préciser les conditions de cet évènement

Préciser le processus

C’est ici qu’on indique les opérations à effectuer, et l’enchaînement de celles-ci…exactement comme on le ferait pour une modification des données !

Préciser le contenu du premier élément de processus
Préciser le contenu du premier élément de processus

L’innovation : proposer des automatisations en séparant les usages

Cas d’usage 1

Imaginons maintenant que vous souhaitez avoir les mêmes automatisations qui s’opèrent pour plusieurs applications utilisant la ou les mêmes sources de données. Vous pouvez bien sûr créer plusieurs fois les mêmes robots sur différentes applications, mais pourquoi ne pas centraliser tout cela sur une même application, indépendamment des applications utilisées par les métiers ? C’est bien là où réside l’innovation ! 

Cas d'usage 1 : une base commune à plusieurs applications
Cas d’usage 1 : une base commune à plusieurs applications

Cas d’usage 2

Également, supposons que vous souhaitez fournir une interface de gestion de tickets à partir d’un affichage d’AppSheet Database. Dans ce cas, un technicien traitera le ticket, et un robot se chargera d’envoyer des notifications à l’auteur du ticket et à son manager.

Cas d'usage 2 : une interface adaptée aux utilisateurs et à leurs besoins
Cas d’usage 2 : une interface adaptée aux utilisateurs et à leurs besoins

Le tout-en-un d’AppSheet

Pompon sur la Garonne : un robot sur AppSheet est sans surcoût ! 

Pourquoi ça compte ? Parce que si vous utilisez une solution différente et que vous souhaitez rester en no-code, vous devrez combiner un outil d’automatisation comme Zapier ou Make, avec des solutions de stockage de données ! Et donc, vous devrez multiplier les licences. 

Ici, un seul éditeur permet de tout faire !

AppSheet propose une interface unique pour tout gérer, de la source de données à l'automatisation, en passant par la sécurité
AppSheet propose une interface unique pour tout gérer, de la source de données à l’automatisation, en passant par la sécurité

Rappelons qu’AppSheet fonctionne au coût par utilisateur : si John Smith utilise 15 applications, c’est toujours une seule licence qui sera comptée pour lui.

Conclusion

Dans cet article, nous avons rappelé le contexte dans lequel s’insère ce nouveau déclencheur de robot. Il constitue sans nul doute une avancée ! Les cas d’usage restent bien sûr à affiner selon les besoins. 

Il est indéniable que la modularisation de la plateforme va dans le bon sens et apporte de plus en plus de souplesse aux utilisateurs.

Et vous, quel serait votre cas d’usage ? 

Si vous avez un projet ou une question, n’hésitez pas à nous contacter ! 

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